¿Cómo saber si una factura electrónica es válida?

La factura electrónica sigue creciendo exponencialmente en el mundo empresarial y profesional. Tanto es así que ya se ha consolidado como alternativa al papel.

Y es que gracias a la digitalización – especialmente como respuesta a las restricciones a la movilidad producidas por la pandemia –, la sociedad se ha transformado, y ya se están adoptando los medios telemáticos para realizar infinidad de trámites administrativos.

Con todo, aún no se ha implantado al 100% la facturación electrónica en la totalidad de las relaciones comerciales, pero estamos cerca de conseguirlo. ¿Tienes interés en conocer todos los requisitos y condiciones necesarios para emitir y recibir facturas en formato electrónico? ¡Sigue leyendo!

¿Qué es la factura electrónica?

La facturación electrónica es la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos, ya sea mediante ficheros informáticos como por medios telemáticos (de ordenador a ordenador). Estos son firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Condiciones de la facturación electrónica

Para la realización de nuestra e-factura, se requieren tres condicionantes en su transmisión:

• Formato electrónico, independientemente de su complejidad. Las extensiones válidas son XML, PDF, html, doc, EDIFACT o txt entre otros.

• Transmisión telemática: las facturas electrónicas deben emitirse y recibirse por medios telemáticos.

• Estos dispositivos y formatos han de garantizar la integridad y autenticidad del documento por medio de la firma electrónica reconocida. Esta firma es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Además, verifican la integridad del documento firmado, garantizan el no repudio en el origen y ha de ser generada con un dispositivo seguro de creación de firma.

¿Cómo saber si nuestra factura electrónica es válida?

Para que la factura electrónica goce de la misma validez legal que una factura en papel, se deben cumplir los siguientes requisitos:

En primer lugar, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor). Además (y este conjunto de requisitos se aplica tanto al papel como al procedimiento electrónico), el contenido de la factura debe contener una serie de campos que son obligatorios, tal y como establece el artículo 6 del RD 1496/2003:

• Número de factura y fecha de expedición.

• Razón social y NIF del emisor y receptor.

• Domicilio de ambas partes.

• Descripción de las operaciones (base imposible).

• Tipo impositivo.

• Cuota tributaria.

• Fecha de prestación del servicio en caso de que sea distinta a la de la expedición.

Obligatoriedades para el receptor

En cuanto a los requisitos para el receptor, se debe disponer de un software específico para validar la factura en función del formato de generación, así como almacenar las facturas recibidas digitalmente.

Requisitos para el emisor

El emisor, por su parte, debe contar con el consentimiento previo del receptor en las facturas, pero también ha de garantizar la autenticidad e integridad de esta con los certificados digitales de pertenencia y certificado de persona jurídica necesarios.

Asimismo, al igual que el receptor, el emisor ha de almacenar las facturas en el mismo formato en el que fueron enviadas. Por último, ha de sincronizarse con el software del receptor para que este pueda validar las facturas firmadas.

Factura electrónica: casos de éxito

El mejor ejemplo de facturación electrónica lo encontramos en el proyecto Ticket BAI, una iniciativa conjunta de las Haciendas Forales y el Gobierno Vasco para avanzar en la lucha contra el fraude fiscal. El objetivo es claro: mediante la implantación progresiva del sistema, se pretenden establecer nuevos requisitos legales para todas las personas físicas y jurídicas que realicen una actividad económica.

Esta iniciativa conlleva, además, obligaciones que afectan a los software de facturación y que facilitan un mayor control fiscal para evitar el fraude. Se trata, en definitiva, de poder controlar los ingresos de las actividades económicas de las personas contribuyentes, pero también de permitir una gestión fiscal y contable mucho más eficaz para las empresas y autónomos.

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