¿Qué es una factura proforma?

Las facturas son documentos con los que todo autónomo o negocio tiene que lidiar en su día a día. En este post, queremos adentrarnos en un tipo de factura que quizás sea desconocida para ti: la factura proforma. Se trata de un documento en el que se detalla una compraventa, pero que se emite antes de finalizar la venta, indicando las condiciones de la misma. Podríamos decir que es una especie de ‘borrador’ de lo que será después la factura definitiva. Lo explicamos todo en más profundidad, a continuación.

Qué es y para qué se utiliza una factura proforma

Teniendo en cuenta lo que decimos en el párrafo anterior, la factura proforma es ese ‘borrador’ que se envía al cliente con todos aquellos detalles que luego va a incluir la factura final, con el fin de informar sobre estos.

Es muy importante tener en cuenta que este tipo de facturas proforma no están incluidas en la contabilidad ni hay que declararlas a nivel fiscal, ya que no tienen ninguna validez en lo que se refiere a Hacienda ni valor comercial alguno.

Entonces, ¿para qué se utiliza una factura proforma? En el caso de tener problemas con un cliente que no paga, o con el que no llegas a un acuerdo, esta factura tiene validez jurídica, y sirve para acreditar que se ha iniciado la actividad.

¿En qué casos se utilizan las facturas proforma?

• Para informar a tu cliente sobre los detalles concretos de la transacción.

• Para declarar el valor de una mercancía en las aduanas.

En el comercio internacional se utilizan mucho, sobre todo en casos como los siguientes:

• Como justificación de una operación que todavía no se ha completado. Es decir, cuando el cliente aún no ha recibido la mercancía y el proveedor no la ha cobrado.

• Con el fin de detallar las condiciones de venta.

• En forma de oferta comercial cuando hay una relación estable entre comprador y vendedor.

• Como comprobante de un envío de muestras al futuro comprador.

¿Qué elementos debe incluir una factura proforma?

Lo primero y más importante para no confundir esta factura con una ordinaria, es especificar en un título ‘factura proforma’. A partir de ahí, los datos a incluir son los mismos que en cualquier otra factura:

• Fecha de emisión de la factura proforma.

• Datos del vendedor.

• Datos del comprador.

• Descripción, detalles de productos y precio unitario de los mismos.

• Total de la factura (precio neto, IVA e importe bruto).

Otra diferencia con las facturas ordinarias, es que las proforma no llevan número. El número de factura se asigna únicamente cuando pasa a convertirse en una factura final.

No confundir factura proforma con un presupuesto

No debemos caer en el error de confundir estas facturas con un presupuesto. La intención de cada documento es lo que marca la diferencia. Un presupuesto, se realiza para proponer un precio sobre un producto o servicio que interesa al cliente. Sin embargo, cuando se trata de una factura proforma, hay ya unas conversaciones previas y un acuerdo comercial de por medio. La relación entre proveedor y cliente está más avanzada que en el momento en el que se realiza un presupuesto.

En AC&M podemos ayudarte a lidiar con todo tipo de facturas. Te recomendamos contar con un asesoramiento profesional para desarrollar tu negocio dentro de la legalidad y para que puedas centrarte en tu actividad profesional.